Изработката на просторните и урбанистичките планови и постапката за нивно усвојување се врши согласно законски дефинирана процедура која треба да обезбеди транспарентност на целиот процес, како и учество на сите релевантни фактори при изготвување на планските решенија. Поради ова составен дел на секој плански документ е неговото „досие“ кое ја содржи целокупната преписка со други институциии и останата документација неопходна за реализација на конкретната проектна задача. За ефикасно управување со „досиејата“ на проектните задачи како и со целокупната архивска документација воспоставен е систем за управување со документи, записи и процеси – DMS (Document Managment System).

Системот е целосно организиран во WEB околина и овозможува безбедно чување и селективен пристап до информациите содржани во документи во електронска форма, дигитални слики од хартиени документи како и различни типови на мултимедијални фајлови. Кога еден документ ќе се внесе во системот, тој истовремено станува достапен до сите авторизирани корисници што овозможува брз проток и пристап до целокупната документија.

Секој плански документ е означен со стандардизирана шифра – технички број кој представува единствен идентификатор и воедно ја носи информацијата за типот на планот, фазата на изработка и годината на изготвување. Целокупната преписка и останата архивирана документација поврзана со конкретната работна задача го содржи техничкиот број во вид на атрибутен метаподаток поради што е возможно ефикасно пронаоѓање и лесен преглед на „досието“ на планскиот документ. Системот овозможува зачувување на произволен број на верзии од документите со регулирање на права на пристап на ниво на верзија на документ пооделно. По усвојувањето на финалната верзија „досието“ на планот се заклучува и архивира